Detección de agendas

¿Para qué escribir contenido original, si ya hay gente que lo hace fantásticamente? Con una cierta frecuencia uno se encuentra textos por ahí que son, directamente, geniales…. pero que están en inglés. Normalmente no me corto en enlazar a webs en inglés, pero hay veces que te entran unas ganas tremendas de traducir el texto, y hacerle un favor al medio mundo que no habla el idioma ni en la intimidad. Un caso claro es Agenda Detection, de Rands In Repose. En principio, la licencia del sitio no permite la traducción (es una Creative Commons «sin obras derivadas»), pero no hay nada como pedir para que te den (en este caso, permiso) :-). O sea que ahí va el texto. Como de costumbre, siempre es mejor el texto original, pero el sucedáneo es mejor que nada. A leer con atención, aprender y disfrutar…

Odio las reuniones.

Todo el mundo las odia, porque todos hemos estado en tantas que han sido tan horrorosas que ahora entramos en una sala de reuniones, nos sentamos… brazos cruzados, pensando, «Vale, ¿cuánto falta para que esta comience a ser un horror?»

Y entonces pasa. Se malgasta tiempo. Se crea aire caliente. Se confirman las frustraciones silenciosas mientras se aumenta el histórico odio a los directores.

Hay una habilidad básica necesaria al entrar en una reunión potencialmente horrible. Una habilidad importante tanto en caso que seas un participante más como si la reunión la llevas tú. La habilidad se llama Detección de Agendas.

En pocas palabras, la Detección de Agendas es la capacidad de discernir:

  1. Los roles típicos en las reuniones y cómo los asumen los participantes.
  2. Una explicación de qué quiere de la reunión cada uno de los roles.
  3. Cómo usar esa comprensión para largarse de la reunión tan rápido como sea posible.

Si alguna vez te ha frustrado una reunión — si has estado en alguna preguntándote por qué narices esa gente, esos directores, a los que se les paga una pasta por hacer avanzar la compañía son incapaces de hacer o decir lo que es dolorosamente obvio, sigue leyendo.

El primer paso para largarse de una reunión es identificar el tipo de reunión en que estás. Una agenda de la reunión ayudaría, pero como la mayoría de reuniones carece de ella, vas por libre. Lo más probable es que estés en una reunión informativa o en una reunión de resolución de conflictos.

En las reuniones informativas, sorpresa, se pasa información. Piensa en tu reunión trimestral favorita, en la reunión de personal… cualquier reunión con una agenda definida asumida. Hay dos tipos de participantes en esas reuniones: oradores y oyentes.

Los roles y agendas en esas reuniones son sencillos. Los oradores hablan y los oyentes escuchan. ¿Sí? No hay problema por resolver más allá de la transmisión de información… es todo. A mayor velocidad, antes vuelve la gente al trabajo.

La gente que no lo pilla se identifica deprisa. Son los capullos que repiten la misma pregunta (o hacen una al azar) en cada reunión global esperando que con sólo preguntar vaya a cambiar algo. Es un acto noble… dar tu opinión delante de todos tus iguales. Es una pérdida de tiempo. Es una reunión informativa, gente. Los que hablan han venido a pasar la información de la organización que hace falta para evitar una rebelión. Cuando el capullo habla, todo el que entiende de qué va la reunión piensa «Bien, otra pregunta inútil que me va a tener más tiempo aquí. Mierda.»

No estoy diciendo que mover el árbol durante el turno de preguntas no sea posible en estas reuniones, sólo que no es eficiente. La gente está aquí para asentir, no para resolver problemas. Donde debería hablar el capullo es en nuestro otro tipo de reunión, la de resolución de conflictos… es ahí donde se puede influir a la gente porque la gente va a esas reuniones a resolver problemas.

En una reunión de resolución de conflictos hay algún problema que hay que resolver. Parece ser que no se ha podido resolver por correo electrónico, mensajería instantánea ni charlas de pasillo, así que algún tipo brillante ha decidido malgastar algo más de tiempo en una reunión cara a cara, donde el ancho de banda es alto y el derroche de tiempo significativo.

La detección de agendas en la reunión de resolución de conflictos es más compleja. Para verla en acción, creemos una reunión:

Cuatro de la tarde, el martes. Tú, Pepe Ingeniero Senior, dos ingenieros más al azar, alguien de gestión de producto y un administrador de programa. El administrador de programa ha convocado la reunión para resolver un problema. Parece ser que Ventas ha vendido algo que la compañía no hace. Has venido para explicar cuánto costaría construir el producto que no habéis construido pero ya habéis vendido. ¿Te ha pasado alguna vez? Me lo imaginaba.

La detección de agendas comienza clasificando a los participantes. Hay dos grandes clases que hace falta separar: Jugadores y Peones. La simple diferencia entre Jugadores y Peones es que los Jugadores pretenden sacar algo de la reunión. Es su incentiva para participar. Se inclinan hacia la mesa, asienten activamente, y apenas pueden evitar derramar su agenda sobre la mesa.

Los Peones o guardan silencio o son instrumentos para llevar la reunión — en cualquier caso, aportan muy poco a la reunión y pueden dejar de considerarse como medio para librarse de la reunión. El término Peones no pretende ser insultante… Bien podría ser que los Peones administren la compañía, pero en una reunión, es que no contribuyen… no es su habilidad.

La clasificación de Jugadores y Peones es sencilla, puede hacerse con la lista de asistentes y un poco de conocimiento de la organización. Intentémoslo con nuestra hipotética reunión.

Primero, podemos suponer que todos los ingenieros son jugadores — poseen conocimiento técnico que pueden poner sobre la mesa, y si no ¿para qué se les ha invitado? La persona de gestión de producto también es un jugador, ya que representa a la gente de ventas en la reunión. El administrador de programa es un peón… se asegurará de que se registren las decisiones tomadas y de que la reunión acabe puntualmente.

TRUCO #1 de HUÍDA DE LA REUNI?N: si estás en una reunión en la que no logras distinguir ningún Jugador, lárgate. Es una pérdida de tiempo. Acostumbran a ser reuniones convocadas por bolsas de aire a las que les encanta oirse hablar a sí mismos, pero sin verdadera influencia sobre la organización / el producto / lo que sea. Desafortunadamente, si eres nuevo en un grupo, necesitas pillarte los dedos unas cuantas veces antes de aprender a evitar estas reuniones absolutamente inútiles. Es duro ser el nuevo.

El siguiente paso de la detección de agendas comienza al observar a los Jugadores. Aquí es donde calculas la posición de cada Jugador en relación al tema sobre la mesa. Porque independientemente del tema, hay dos subclases de Jugadores: los Pro y los Contra.

Los Pro son los jugadores que en ahora mismo están en el lado ganador. Tienen lo que quieren y carecen de incentiva para negociar. Caramba, ni siquiera tienen que estar aquí… sólo han venido para ver agitarse a los Contra. Pero están aquí, como mínimo están dispuestos a escuchar a los Contra, ¿no? A lo mejor.

Los Contra, claramente, son a los que están dando por saco. Probablemente sean los que han gritado lo suficiente como para lograr que se convocara la reunión. Normalmente es fácil distinguir los Contra porque muestran un cierto grado de cabreo.

TRUCO #2 de HUÍDA DE LA REUNI?N: Como nuestro requisito con los Jugadores, debe haber tanto Pros como Contras en la reunión, porque si no sólo hemos venido a hablar, hablar y hablar. Tenemos garantizada la presencia de Contras, porque son los que están dando gritos. Si quieres que salga algo útil de la reunión, tiene que haber Pros. El Pro particular no tiene porqué estar en el edificio, pero tiene que tener un representante, porque si no, los Contra se quejarán, las cabezas asentirán y no pasará nada.

Intentemos identificar los Pros y Contras de nuestra reunión hipotética.

En el ejemplo, claramente es a ingeniería a quien se le ha pedido que construya un producto QUE NO EXISTE. Están cabreados y han convocado la reunión para cuantificar su frustración. Hola Contras.

Como ya hemos identificado al administrador de programa como Peón, sólo podemos suponer que nuestra gestora de producto es la Pro. Pero… tú estás en la reunión y ella suena a ingeniera. «La dichosa gente de ventas. ¿En qué demonios pensaban? Es la última vez que bla bla bla…»

Espera, ¿nuestra gestora de producto parece ser una Contra? ¿Significa que Rands piensa que debería darle al botón de alarma y largarme? No, la gestora es Pro… sólo que es inteligente. Una técnica habitual de los buenos Pro es no reconocer que son los Pro. Eso significa que no tienen que cargársela por el conflicto. Los verdaderos Pro no están presentes — los verdaders Pro, en este caso, son los de ventas que hicieron el trato para vender un producto inexistente — pero resulta que están ahí fuera haciendo más tratos imposibles. La gestora de producto intenta engañar a los ingenieros presentes con un «Hey, menudo problema en el que ELLOS nos han metido a NOSOTROS… ¿qué vamos a hacer? Un truco brillante, ¿no? No nos pasemos. Ganan menos que tú.

Tenemos el escenario preparado. Los Peones filtrados. Nuestra Pro escurridiza asintiendo… aplacando con su fingida conmiseración, los Pro gritando y sí, tú sigues en la reunión.

Lo creas o no, lo difícil se ha acabado.

Si has prestado atención, tienes un mapa bastante bueno de quién es quién, dónde están los quienes… ahora sólo hace falta ver qué quieren los quienes. Los Peones no quieren nada — les basta con estar contentos de haber sido invitados. Los Pro están para demostrar su completo control y posesión del tema… se van a largar cuando quieran, y cuanto antes mejor.

Así que la culpa de estar aquí sentado es de los Contra. ¿Qué es lo que quieren?.

Un minuto.Tienes una cierta reunión en mente, una reunión horrible con un tema tan complejo que de ninguna forma se puede aplicar el simple proceso de identificación que acabo de describir. Falso. Estás saltando a resolver el problema, y ahí es donde la caga todo el mundo. ¿A quién le importa el problema? ¿Sabes quién es importante en la horrible reunión en que estás? ¿Te has tomado el tiempo necesario para identificar a aquellos a los que realmente importa? ¿Los que pueden hacer algo? Si no lo has hecho te mereces hasta el último minuto inútil de la reunión.

Estoy convencido de que la mayoría de reuniones del planeta dura mucho y logra poco porque la gente sentada alrededor de la mesa sencillamente no sabe con quién narices habla ni qué quiere cada uno.

Sí, los Contra quieren algo. Vas a darles lo que necesitan para salir por la puerta, y sus necesidades son sencillas… tan sencillas que te vas a reir. Los Contra necesitan un plan. La seguridad de que hay un plan con el que se atacará el tema que sea. No importa si ese plan lo aporta el Peón, el Jugador, el Contra… alguien tiene que sintetizarlo todo en próximos pasos constructivos, comunicárselo A los Contra, y se ha acabado. Sales por la puerta.

No tiene por qué ser un gran plan, ni honesto, ni completo. Los Contra no te dejarán salir hasta que haya la percepción de un progreso («un plan»). Si se ha convocado una reunión de una hora y la hora se ha acabado, piensas «Bueno, es una forma de salir». Otra vez, incorrecto, porque los Contra van a volver a su mesa y convocarán una reunión de continuación en la que seguirá la ineptitud organizacional.

TRUCO #3 de HUÍDA DE LA REUNI?N: Puede ser que tengas a los Jugadores y Pros y Contras necesarios, pero también podrías tener de más. Si ha pasado media hora y aun no sabes cuál es el problema, es hora de largarse… demasiados problemas. Alguien más preocupado que tú tiene que destilar el caos hasta llegar a una declaración coherente para que Pros y Contras puedan discutir de una sola cosa.

Las reuniones siempre serán ineficientes porque el lenguaje es difícil. Conseguir que tipos del mismo grupo, con un mismo acento organizativo, hablen de manera coherente entre sí ya es suficientemente complicado. Las reuniones nos dan la oportunidad de incluir otras organizaciones con otros acentos. Y eso completa el caos lingüístico, pero ahora mismo, no te importa. No hace falta saber qué dicen, porque con la Detección de Agendas, puedes ver qué quieren, conseguírselo, y largarte de una puñetera vez.

Un comentario en “Detección de agendas”

  1. Ei! No he acabado de leerlo, pero pinta bien.
    Ya te vea yo a t muy centradito en las reuniones que algn capullo (o sea, yo) haba decidido convocar… jajaja!
    Pues nada, seguid con las reuniones, mientras yo me acabo mi gintonic… Suerte!

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.