Cómo declarar una “miniquiebra” en GMail

No todo el mundo es tan desastre como yo gestionando su buzón de correo electrónico como yo, pero tampoco voy a ser el único… ¿Os ha pasado alguna vez que el ‘inbox’ de GMail se os dispara? Páginas y páginas de correo que es imposible que limpiéis nunca. Y, de regalo, un poco de ansiedad cada vez que veis el número de mensajes por leer o la cantidad de mensajes acumulados…

Una solución (parcial y bestia, pero solución) es aceptar que los correos que llevan ahí más de cuatro meses (pongamos por ejemplo) no los vais a llegar a limpiar nunca, y que es mejor archivarlos como buenamente podamos. Y, por tanto, se plantea la pregunta: ¿es posible hacerlo simple y rápidamente? Afortunadamente, la respuesta es que sí, gracias a esos grandes desconocidos que son los operadores de búsqueda de GMail. Y, en especial, el older_than, al que podemos especificar parámetros como 100d si queremos los mensajes de más de 100 días o 4m si lo que queremos son cuatro meses. Si lo combinamos con in:inbox podremos seleccionar, de una sola tacada, todos esos mensajes que hemos aceptado que no limpiaremos de manera sistemática y que nos estresan en el “inbox”:

Mi buzón, después de aplicar la búsqueda older_than:4m in:inbox
La palabra clave es, desde luego, muchas

Una gracia adicional es que si le damos a el “checkbox” de seleccionar todas las entradas GMail selecciona todas las que aparecen en la primera pantalla… pero nos ofrece también la posibilidad de seleccionar todas las que cumplen el criterio de búsqueda:

Después de dar al cuadro para seleccionar todas las conversaciones, GMail nos pregunta si queremos seleccionar no solo las que salen en pantalla, sino todas las que siguen el criterio de búsqueda
Sí. Todas.

Una vez hecho esto, diversas opciones:

  1. Archivar directamente, marcando o no como leídos los mensajes (se puede ser más bestia aún y borrar, claro, pero ante la duda, yo soy un poco más conservador).
  2. Mi opción: etiquetar con un “archivados”, marcar como leídos (o no, de nuevo, a gusto del lector) y archivar.
  3. Añadir niveles de sofisticación: siempre podemos añadir, por ejemplo, un older_than:4m in:inbox label:unread, por ejemplo, para seleccionar los mensajes no leídos y aplicarles a estos una determinada etiqueta (y otra a los label:read, si se quiere) antes de archivarlos. Las posibilidades son casi ilimitadas…

Y, ahora, a intentar mantener el buzón en mejores condiciones.

Apreciado Google, esto es intolerable

Captura de pantalla de una notificación por correo electrónico de cambio de contraseña en una cuenta de GMail
¿Cuál es el problema con esta imagen?

Me parece fantástico que GMail notifique al propietario de una cuenta de correo cuando se cambia la contraseña. Pero… el problema es que la cuenta a la que se le ha cambiado la contraseña no es la mía.

Y, naturalmente, una vez que has recibido un correo que no te pertenecía, enviado desde GMail hacia GMail (esto es, en las mejores condiciones posibles), la pregunta es… ¿cuántas veces pasa esto? ¿Cuántos correos que he enviado no han llegado a su remitente? ¿Cuántos correos que debería haber recibido han llegado a otro?

Intolerable, Google. Realmente intolerable.

14 cosas que deberías activar de los ‘laboratorios de GMail’

Uno de los detallitos que me encantan de GMail es el ‘laboratorio’: arriba a la derecha, entre vuestra dirección de correo y el acceso a la configuración hay un matraz verde que da acceso a los ‘Labs’, en los que encontraréis características de GMail que, por un motivo u otro, no están activadas por defecto pero que ya funcionan bastante bien. A continuación, una lista de mis favoritos:

“Responder a todos” de forma predeterminada
El botón de contestar de GMail por defecto contesta únicamente al remitente, y se olvida del resto de integrantes de la conversación. Con esta opción, el ‘responder a todos’ pasa a ser la opción por defecto.
Autocompletado de la búsqueda
Ofrece sugerencias de búsqueda de contactos y operadores a medida que escribes en el cuadro de búsqueda. A mí me ha ahorrado tantas horas…
Avance del contenido del mensaje
Ideal para esos mensajes que “no quieres leer pero sí”: con un clic con el botón derecho sobre el mensaje nos enseña una ‘vista previa’.
Botón “Marcar como leída”
Pues eso, para marcar como leída una conversación sin abrirla. Ideal para mensajes publicitarios que no quieres borrar o conversaciones pesadas.
Deshacer el envío
Vital. ¿Cuántas veces has querido ctrl-z con un correo? Retrasa unos segundos el envío de todos los correos. Pero sale a cuenta.
Enviar y archivar
Otro gran ahorrador de tiempo a la hora de mantener el buzón de entrada mínimamente limpio.
Gadget de Google Calendar
Una pestaña abierta menos en el navegador.
Gadget de Google Docs
Otra
Mover columna de icono
GMail le pone unos iconos preciosos a los correos con adjuntos. Y a los ‘chats’ de GTalk. Pero a la derecha, donde no se ven. Con esta opción, aparecen donde se ven.
No olvides a Juan
Otro esencial. Si añades un par de destinatarios, permite añadir rápidamente a los ‘sospechosos habituales’ que les suelen acompañar. Fantástico.
¿Te has equivocado de persona?
Si tienes un ‘Pedro P’ y un ‘Pedro B’, cuando pones uno te avisa de que a lo mejor te referías al otro. Más de una confusión incómoda me ha ahorrado.

Retoques del título
Para los que [ab]usamos de las pestañas. Pasa la cuenta de mensajes por leer del final del título al principio, con lo que se ven mejor en las pestañas del navegador.
Superestrellas
Porque con una sola estrella amarilla no vamos a ningún lado. Ahora mismo en mi buzón hay un par de ‘i’ azules y un par de ‘!’ rojos. Muy pero que muy útil.

Y, de regalo, nueve más que podrías añadir.

Vista previa de Recibidos
Mientras GMail se acaba de cargar, te muestra una vista previa de lo que te vas a encontrar. Ideal para impacientes.
Chat en el lado derecho
Para los que usáis pantállas panorámicas con el navegador abierto a tamaño completo, racionaliza bastante el uso de la pantalla.
Combinaciones de teclas personalizadas
Personalmente, estoy tan acostumbrado a las teclas rápidas de GMail que me sorprendo cuando no funcionan en otros sitios. Pero si no te gustan, puedes cambiarlas.
Enlaces rápidos
Muchos sabréis que GMail muestra una URL diferente para cada cosa (búsquedas, etiquetas…), que se pueden añadir a los favoritos del navegador. Con esta opción también las podemos añadir a una lista dentro del propio GMail.
Etiquetas anidadas
A mí me basta con un nivel de etiquetas. Pero si queréis más…
Green Robot
Útil para los que usáis GTalk desde dentro de GMail y tenéis contactos que usan GTalk desde el móvil: esta opción marcará esos contactos con un androide verde.
Icono de mensaje no leído
Va un poco más allá que el Retoques del título que comentábamos antes, y cambia el favicon para indicar los mensajes que tenéis por leer (o los mensajes por leer del ‘priority inbox’, si lo tenéis activado. A mí no me sirve porque tengo centenares de mensajes por leer :-S.
Movimientos del ratón
Para aquellos de vosotros a los que os guste usar extensiones de ‘gestos’.
Respuestas prediseñadas
Para los que podéis tirar de mensajes ‘enlatados’.

Para los que estéis “loguinados” ahora mismo a vuestra cuenta Google, enlace directo a la configuración de los Labs. No dejéis de investigar los que no he citado, que lo que a mí no me sirve para nada igual es vuestra ‘killer app’.

Visualiza tus conversaciones por correo con GraphYourInbox

Dos gráficas visualizan el número de conversaciones por mes y por año desde junio de 2004

¿Es la pesada de María quien más correo te envía? ¿El jefe se acuerda de ti sólo antes de los informes? ¿Realmente recibes cada año más correo? Son preguntas que se hace de vez en cuando. Y, además, son fáciles de contestar. Pero increiblemente tediosas.

Desde ahora, gracias a Graph Your Inbox, una extensión para Chrome (y sólo si, como yo, acumulas todo tu correo en un único buzón GMail), la cosa se ha vuelto casi trivial, sobre todo si te has preocupado de etiquetar tu correo con un cierto mimo…

Basta instalar la extensión (ojo: figuran como ‘verified author’ en el sitio de extensiones de Chrome y juran que ni guardan información personal ni la envían a ningún sitio; yo les he creído, pero allá cada cual con sus datos) y le podemos pedir que nos haga la gráfica de cualquier búsqueda en GMail, incluyendo los operadores from: o label:, por ejemplo. Y con la posibilidad de comparar diversas búsquedas sobre una sola gráfica. Como debería ser de esperar, para buzones ‘densos’ las búsquedas pueden llevar un rato.

No sé si será muy útil o no, pero a mí me ha tenido entretenido un rato :-).

Visto en los Links de waxy.org.

Finalmente, “Multiple Account Sign-In” en Google

No sé si ya está activo en todos los idiomas el “Multiple Account Sign-In” de Google, pero para todos aquellos que utilicéis varias cuentas de Google en paralelo y os volváis locos usando más de un navegador a la vez o con cualquier otra solución alternativa, podéis probar a pasar por https://www.google.com/accounts/ManageAccount y activarlo…

Captura de pantalla de la página de gestión de cuenta de Google con la opción para acceder a activar el 'multiple sign-in' resaltada

Desde ahí accederemos a https://www.google.com/accounts/MultipleSessions, donde tendremos que aceptar cuatro “warnings” (copio-pego-traduzco-adapto):

  • La cuenta que usas actualmente se muestra en lo alto de la mayoría de páginas de los productos de Google, o en la parte inferior de la mayoría de páginas en dispositivos móviles. Asegúrate siempre de que estás usando la cuenta correcta.
  • No todos los productos Google soportan el “multiple sign-in”. Al cambiar de producto, podría cambiar la cuenta activa.
  • El “Multiple Account Sign-In” es para Calendar, Code, Gmail, Reader y Sites. El resto de productos tendrá por defecto la primera cuenta con que te conectaste en la sesión de navegador actual.
  • Se desactivarán Offline Mail y Offline Calendar. Puede perderse todo correo no enviado.

(Demostrando el pánico que le dan a Google las posibles meteduras de pata de sus usuarios.)

Una vez activados esos cuatro puntos, eureka, ya puedes usar más de una cuenta Google desde un único navegador :-).

Vía.